2015/5/4

育児

保育園の保護者会会長になった話

長女の保育園の年長クラスで保護者会の役員になり、会長を務めました。
友人や他園のママに会長をやってると話すと、「立候補したの?!」とビックリされるのですが、とんでもございません…。(泣)
娘の園では、年長の役員の中から会長になるというのが暗黙の了解でして、それは知ってはおりましたが、会長なんてできないけど役員はいいよ〜と逃げ腰で役員を引き受けましたら、結果的に他に会長になる方もおらず、、え?なんで会長やらないの?という雰囲気に負けて…という経緯です。
最初はかなり消極的な気持ちで正直なところ荷が重く、ストレスで体調崩したりして「わ〜〜〜!」と叫びたくなったり、盗んだバイクで走り出したくなる夜もございましたが、後悔はすまい!と1年間やりきりました。
引き継ぎも終わった今となっては感無量と言いますか、あながちしんどいことばかりではなかったな〜という感想です。

最初に感じたこと

アウトソーシングできないのか?

うちの園は、友人などに聞く限り、他園に比べて保護者会の仕事量がかなり重い方だと思います。
まず引き継ぎ資料を見て感じた事は、今までの役員さんもこんなに色々としてくれていたのね…という驚き&感謝の気持ちでした。(そして、次年度の役員さんに引き継いだ時にも同じ事をおっしゃっていました。)

事務作業だけでも、一人のパート事務員さん一人くらいは十分必要なくらいです。
保護者会費を上げて、その費用で外部に頼めば、引き継ぎも苦労しないし、働いている保護者の負担が減るのではないかと考えました。(要は、金で解決!!)
で、検索してみたんですが、ないんですね。保護者会やPTAの仕事を請けたり、コンサルをする会社って。
結構需要もあるんじゃないかな〜とか、最初は考えていました。

でも1年経って、やっぱり結果的には役員は必要だな、外注は無理だわ、、と思っています。
子供の保育園生活を良くしようと考えるのは、園だけじゃなく保護者の思いでもあるからです。

グループウェアは使えないのか?

連絡や情報共有がもっと容易にならないかと考えて、PTA用のグループウェアがないかと検索してみたのですが、これまた専用のものはないんですねー。(やはりニッチすぎて、利益にならないんでしょうか?)

PTA活動でfacebookを使ったという記事を読みました。
http://cybozushiki.cybozu.co.jp/articles/m000289.html
なるほど、facebookならガラケーOKですし、グループを作ればネット上で議論することも可能だなと思いました。
でも実際のところ、1年で任期を終えるわけで、グループ管理者を毎年引き継がないといけなかったり、そもそもfacebook自体の登録に抵抗がある人や、役員間で友達になることに抵抗がある人もいるだろうし、やっぱりハードル高いかなーと感じました。

で、グループウェアを使うとしたら無料のサイボウズLive一択なんだろなー、と思いました。
https://live.cybozu.co.jp/casestudy.html?q=3640
会社員の頃、スケジュールやタスク管理はサイボウズ、書類管理はデヂエを使用していました。めちゃめちゃ便利です。
役員会で集まる回数も減らせるんじゃないかなーと妄想したり。
でもやっぱり、導入はしませんでした。そもそも、パソコンでネットをしないという役員の方が、結構いるんです。。

結果的に、例年通りの運用で進めました。
会議では印刷した書類を配布。全て紙ベースでのやりとりです。
連絡は、携帯のキャリアメール。LINEなんかのグループチャットが使いやすいと思うのですが、ガラケーの方が複数人いらっしゃるので断念しました。
長いメールアドレスを電話帳に登録することがまず大変…。で、macの電話帳に入力したらiphoneで連携できたので、スマホ自体に入力するよりは楽でした。
メーリングリストを作ろうかなとも思いましたが、キャリアメールだとドメイン受信拒否されることもありそうで、こちらも諦めました。
保護者それぞれネット環境が異なったり、リテラシーにも差があるので、IT導入はなかなか難しいな〜と感じました。

問題点と解決策

引き継ぎがほとんどない→マニュアルを作り、引き継ぎ時間を確保

前年度の会長さんからの引き継ぎは、たったの15分。
ここ数年の書類ファイルを見ながら、何度も何度も園長先生の元を訪ねたり、過去に役員をした保護者の方に色々お聞きして、把握するしかありませんでした。
でも、それだけでは細かい運用までは全くわかりません…。とても非効率に感じました。

そこで、次年度の役員の方へは引き継ぎマニュアルを作成し、数時間集まって頂いて引き継ぎをしました。
マニュアル作成には数日かかり、重い作業になりました。
一度マニュアルを作成すると、例年ブラッシュアップする必要があり、新たな仕事を生んでしまうという懸念もあります。
次年度役員の方が引き継ぎが本当に必要だったと感じて頂けたなら、更に翌年につなげて頂ければいいですし、無駄だったと感じたならば無くして頂ければいいと思っています。

全体の作業量、他の人の作業量が見えない→年間予定表作成

会長は会長に引き継ぎ、会計は会計へ、書記は書記へ、ということで、他の方の作業量が見えません。
それは、誰がいつどれだけ作業が重いか、軽いか、いつ忙しくなるのかも前もってわからないということです。
他の役員の方の提言で、年間予定表を作成することになりました。(発言して頂いた方に作成頂いて、非常に助かりました!提案するだけ、他の誰かやって〜では役員会は良くならないんですよね。。)
各行事と役員会の日程を縦軸に、横軸には各役員会での議題と、その際に必要な各役職の作業を記入します。
「第2回役員会では、書記さんが役員名簿を配布する」というようなことを全員がわかるようになりました。

会長がなかなか決まらない→作業量の見直しと、会長複数制

毎年、会長になって頂く方が決まらず難航しており、調整役の役員さんが疲弊しています。
「会長は仕事が多くしんどい」というイメージから、少しでも引き受けやすくなるように、次年度からは会長の作業量を見直し、役員全員で仕事を分担できるようにしました。
また、会長の人数を最大2名と会則を変更して、作業量も精神的負担も分担できるようにしました。
近隣の他園では実際に2名体制で、友達同士で引き受ける事が多いというのをお聞きして、マネさせて頂きました。

心がけたこと

段取りよく

会議の前に、前もって園長先生とネゴっておいたり、全員で相談するまでもないような件はあらかじめ進めておいて、出来るだけ短時間で会議を終えるようにしました。
園と役員さんとの調整役に徹しました。

責任問題になるようなことはしない

会長って責任者なのかもしれないですけど、責任なんて取れませんし…。(泣)
本当に責任問題になりそうなことは、出来るだけ避けました。
具体的には、うちの園ではある行事の際に、園児を役員が一時的に保育するという運用があったのですが無くしました。(保護者は育児は出来ますが、保育の専門職ではないですし、保険にも入っていないのに子供に怪我でもあったら怖いですから。)
あと、夏祭りで赤字にならないように、売れ残りの商品を必死で売り子してました(なんとか黒字)。。
幸い、この1年間で責任取れー!と言われる事はなく、ほっとしております。

仕事じゃないし、上司ではない

役員作業は無償のボランティアのようなもので、仕事でもありません。
会長だからと言って偉いわけでもなんでもないので、お任せできることは極力各自にお願いしていました。
誰も引き受けてくれない仕事は会長がやるしかないかあ〜とほほ〜!というシーンも多々ありましたけど、そこはお互い割り切りが必要かなと思っていました。
女性同士の集まり大変やろ〜?とか聞かれたりもしましたが、そういう面での揉めごとはありませんでした。

最後に

役員については、考え方は十人十色です。
他の保護者の方と仲良くなれて楽しい!と前向きな方もいらっしゃいます。
仕事もあるし、家事もあるし、役員なんて無理無理、という方もいらっしゃいます。
役員を請けても、やっぱりしんどい〜とあまり参加されない方もいらっしゃいます。
それぞれの立場での考えなので正解なんてないし、それらの皆さんをとてもまとめられません(笑)。

ただ、保育園の役員なので、皆さん働いているわけですし、仕事を言い訳にして全くやらない…というのはやっぱりどうなのかなあ?と個人的に感じることがありました。
忙しいから出来ないと言われても、忙しいのは皆同じだし…暇だからやってるわけじゃないのになあ〜、と。
個々によってやれること、やれないことがあると思うので、お互いに自分が出来る事があれば進んで協力しないと成り立たない組織だと思います。
逆に言いますと、仕事や家庭の都合で参加できない会議や行事があっても、もちろんお互い様だとも思っていました。

新年度に入り、PTAの役決め時期だからか、関連記事をよく見ます。
http://www.asahi.com/articles/ASH514FDBH51UTIL01W.html

「子供のためなのか?」「そもそも必要なのか?」
という疑問も、私の場合は経験をして答えが出ました。

私の園の役員活動に関しては、子供のためですし(行事のプレゼントやおかし類は会費で担っている)、保護者の為ですし(昼寝布団の乾燥を役員会でまとめて外注したり、消耗品をまとめて購入している)、園のため(大掃除を手伝ったり、行事を共に運営している)です。
実際に経験してみないとわからないことが多かったので、役員は死んでもやりたくないーと思っている保護者の方も、経験すると私のように見方が変わるのでは…と思ったりしました。

あまりの仕事量に、実は本来のWeb制作のご依頼を泣く泣くお断りすることもありました(泣ける)。。
土日子供を預けっぱなしで役員業務を行ったり、子供のためといいながら矛盾を感じることもありました(実際に泣いてた)。。

そんな葛藤もありながらの活動でしたが、やはり年長で引き受けた為、とても想い出深い経験となりました。
卒園式では、謝辞を読ませて頂きました。
茶話会では、私の作ったスライドショーで、保護者や先生方が時には笑い、時には泣いておられるのを目にしました。園児は自分達の成長した姿を見て終止笑顔でした。

さあ、それで小学校のPTAも6年で請けよう!とは思わないんですけど(それが本音!)、任期を終えた今となっては、しんどかったけど娘のおかげで良い経験をさせてもらったな〜、やれやれ終わった終わった!という清々しい気持ちで一杯です。

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