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電子帳簿保存法

フリーランスの電子帳簿保存法(電子取引)、最低限の対応で簡単に導入したい

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令和4年1月1日より、電子帳簿保存法が改正されました。
去年の秋頃に初めて知り、慌ててセミナーに参加したり情報収集を始めました。
税理士さんに経理を頼むことなく、自分で対応しているフリーランスの私。
できるだけ経理に時間をかけたくないし、めんどくさいことはしたくありません…。
自分なりに色々と調べた結果、とりあえず一番簡単そうな方法で対応することにしました。

令和5年12月31日までは猶予期間、税務署の許可は不要

対応策がわからず困っていた年末、令和4年度税制改正大綱が公表され、急に猶予期間が設けられることになったというニュースが流れました。

納税地等の所轄税務署長が当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面(整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る。)の提示又は提示の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存をすることができることとする経過処置を講ずる。

https://jimin.jp-east-2.storage.api.nifcloud.com/pdf/news/policy/202382_1.pdf
電子帳簿保存
引用:令和4年度税制改正大綱

この所轄税務署長が「やむを得ない事情があると認め」、という曖昧な表現にまた困ってしまいました。
結局、ちゃんと対応した方がいいの?延期したとしてもペナルティはないの?というのが全くわかりません。

こういう時は税務署に問い合わせるのが確実!
年明けに電話で問い合わせてみたところ、税務署で何か特別な許可を得る必要はなく猶予しても大丈夫とのお返事でした。
電子帳簿保存法に関する最新のパンフレットに書いてあります、とのことでしたので検索して確認しました。
該当部分が下記になります。

(注) 令和5年 12 月 31 日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトし て保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えありません(事前申請等は 不要)。令和6年1月からは保存要件に従った電子データの保存が必要ですので、そのために必要な 準備をお願いします。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
電子帳簿保存法
引用元:電子帳簿保存法が改正されました

猶予されるなら対応しないでいいかなあ〜とも思いましたが、対応策について詳しく調べてみました。

(1)電子帳簿等保存、(2)スキャナ保存は任意!
(3)電子取引のみ対応が必要

セミナーやYoutubeなどでよく見ていたこの図。

電子帳簿保存法
引用元:電子帳簿保存法が改正されました
  1. 電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存)
  2. スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  3. 電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)

私は、この3項目全てを対応しないといけないと勘違いしていたのですが、(1)電子帳簿等保存(2)スキャナ保存は任意なんですね!
マネーフォワードさんの動画を見て知りました。任意なら、めんどくさいのでやりません!
(税務署のパンフレットにもわかりやすく書いてください〜!)

(3)電子取引は、個人事業主も対応する必要があるとのことでした。

電子取引は具体的に何を電子化するの?

電子化する必要がある書類については、電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】という中で説明がありました。

なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
電子帳簿保存法
引用:電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】

インターネットで経費購入した領収書も保存する必要がありそうでした。
発注書は正式にpdfで頂戴することは少ないのですが、メールやチャットでいただいたものをpdfで保存することにしました。

マネーフォワードは電子取引のデータ保存に対応しているよう

私はマネーフォワードに契約して確定申告を行なっております。
証憑添付機能が追加され、電子化された領収書を仕分けと共にアップロードすることができるようでした。

無料の確定申告自動化ソフト マネーフォワード クラウド確定申告

マネーフォワード クラウド会計・確定申告は、2022年1月1日より施行される改正電子帳簿保存法への対応に伴い、「証憑添付機能」のリニューアルを行いました。

本機能は、改正電子帳簿保存法における書類(国税関係書類)のスキャナ保存や電子取引に対応した機能となり、アップロードした証憑データは、改正電子帳簿保存法の保存要件に対応している「マネーフォワード クラウドBox」に保存されます。

https://biz.moneyforward.com/support/account/guide/e-book/voucher_attached.html

「マネーフォワード クラウドBox」の機能は、現在は無料のようです。

でも将来的にずっと無料のままかどうかはわからないですし、確定申告の保存期間である7年後までマネーフォワードを契約し続けるかどうかも、正直わからないなあと思ってしまいました。

ローカル保存&事務処理規定で対応

税理士さんに相談できる機会がありまして、システムを使わないで手間なく簡単に対応する方法をお伺いしたところ、下記のようにローカル保存での対応をご提案いただきました。

1 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_(株)国税商事_110000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
電子帳簿保存法
引用:電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】

【問24】に記載の規程」というものは、下記の事務処理規定になります。

電子帳簿保存法
引用:電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】

保存するpdfのファイル名を「20221031_(株)国税商事_110000」 というルールで命名し、事務処理規定を共に保存しました。
タイムマシーン機能でハードディスクにもバックアップしています。

事務処理規定の雛形は、下記の国税庁のサイトよりダウンロードすることができました。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

最後に

電子帳簿保存法についての情報を整理するのに時間がかかってしまったので、ブログにまとめてみました。

電子取引の対策については、法人か個人か、売上高などによっても条件が異なるようです。
また、制度の変更などで対応策も今後は変わるかもしれません。
ですので、必ずご自身でお調べになった上でご判断いただければと思います。
私の対応についてはあくまでも参考ということでお願いいたします!(責任は負えませんのでご了承ください〜)

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大阪府在住、フリーランスのWebデザイナー。Webデザイン歴20数年。読書・映画・音楽・お笑い好き。趣味はミシンで服作り。2人の女児を育てる母親です。

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