PTA広報誌を2年担当して
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うちの子ども達の小学校のPTAは、一児童につき必ず一年、保護者がPTA役員になる必要があります。
今年もPTA役員になりまして、前回と同様に広報誌を作る委員会に入ることにしました。
広報誌をこんな風に作ったよーというお話を書ける範囲でレポートします！
もちろん、学校によって運用など大きく変わってくると思いますので、参考程度にお願いいたします。
うちの学校では、広報を以下のような流れで作っていました。
- 掲載するコンテンツを相談して決める（ほぼ前年度の流用）
- 執筆を依頼する、写真撮影、原稿を考える
- 集めた写真や原稿をデザイナーさんに引き渡し
- デザイン完了後チェック、関連部署（学校やPTA本部など）にもチェック依頼
- デザイナーさんに修正指示、チェックを校了まで繰り返す
- 印刷された広報が学校に到着！
- 配布先へ広報を仕分け
広報誌を外注するメリット・デメリット
メリット
一番は、PTA役員の負担が減ること！
自分たちでパソコンで作るとなると、かなり大変だと思います。
「パソコンが家にない」「パソコンが使えない」という方は多いので、どうしても、ちょっと得意な人に作業が集中してしまうでしょうね。。
外注するならそういう不公平も起きません。
また、PTA役員自身は毎年変わってしまいますが、ずっと同じ業者さんに頼んでいると、前年までの状況がわかっておられるので話が進みやすいです。
デメリット
印刷代、デザイン代を含めてコストがかかります。
これから子どもが減っていくと集まる費用も減るわけですが、印刷部数が多少減っても予算はほとんど変わりません。（印刷部数は100部単位が多いと思います。）
最近、紙不足や紙自体の値上げにより、印刷代が上がった印刷会社もありました。今後、状況によっては印刷代も上がっていく可能性があるかもしれません。
どこに外注する？
卒業アルバムなど学校の印刷物を請け負っておられる印刷会社さんが作られることもあるようですが、うちの学校では、学区内にお住いのフリーランスのグラフィックデザイナーさんにお願いしています。
フリーランスの紙系のデザイナーさんは、地域の広報誌を作るというお仕事も狙い目だと思いますよ！！
ちなみに、フリーランスのデザイナーさんは、印刷の機械が自宅にあるわけではありません！（周りのPTAの方、意外とデザイナーさんが家で印刷していると思われていたみたいで、私は逆に驚きました。）
通常はネットプリントの会社に出稿して印刷していると思います。
その為、デザイン費用と印刷費用、両方の確認が必要になります。
写真や原稿の受け渡しはどうする？
フリーランスのデザイナーさんに頼んで良かったなあと実感しているのは、LINEでの入稿にも対応してもらえたところ！
最近の一眼カメラはスマホと連携ができるので、撮影は一眼で、LINEで送付することが可能です。
もちろん、すべてのフリーランスの方がLINE入稿がOKかどうかはわかりませんので、それは依頼される方にご相談ください！
印刷会社と広報を作ったことがないので確実なことはわかりませんが、さすがにLINE入稿は難しいのではないでしょうか？
先にも触れましたが、すべての役員の方がパソコンを所有し使っているわけではありません。
データをCDに焼いて渡したり、メールで送るということが困難な場合もあります。
LINEという身近なツールでできるのは本当に助かりました。
写真の枚数が多かったり、LINEで送るのはさすがに大変、というときは、Googleドライブやファイル転送サービスを使いました。
ただ、慣れない方はちょっと難しいかもしれないので、データを誤って漏洩することのないよう、取り扱いには十分ご注意ください。
個人情報保護法に触れない範囲で
数年前に個人情報保護が改正され、個人情報の取り扱いが厳しくなりました。
PTAのような団体も対象になります。
下記は日本PTA全国協議会のページです。
http://www.nippon-pta.or.jp/news/apleht0000000ks6.html
ちなみに顔写真についても、個人情報保護の範疇になります。
下記はAERAの記事です。
https://dot.asahi.com/dot/2018070900064.html?page=1
会員名簿の取り扱いについては、おそらく担当の委員会でもさらに注意して管理されていると思います。
この件は先生や役員の方々に言い続けたんですけど、意外と皆さん「よその学校の広報でもみんな顔バッチリ載ってるし、載ってもいいんちゃう？」または「うちの子の写真が載ったら嬉しいのになあ」というものでした。
でもそうじゃない保護者もいると思いますので、トラブルにならないように、事前に担当の先生などに十分相談するのが良いかと思います。
PTA役員なら責任とれー！って言われるの、怖いじゃないですか？
楽になるためにしたこと
仕事を休んで取材に行く必要がある記事は辞めた
今や、大半が働く主婦です！暇じゃないんです！
PTAの広報ですから、本来は他の委員会の取材や活動報告があれば良いとは思いますが、それらを一切無くしました。
保護者がみな参加するような行事のみに掲載を絞りました。
内容が薄っぺらくなってすいません！でもそれで苦情なんて一切ないですよ。
LINEでやりとりを済ます
以前に書いた記事に詳しく書きましたが、LINEはやっぱり便利です。
今年度は、全員で集まったのはなんと1回だけ！
フルタイムの方は、夜の19時以降しか集まれない。
私のように子どもが低学年でワンオペ家庭は、夕方までしか集まれない。
土曜も出勤の方がいる。全員が集まれる時間帯、全くありませんでした。
PTAもリモートでできれば、誰かが仕事を休むこともないし、活動自体もそんなに苦ではありませんでしたよ。
学期ごとで担当をわける
うちの学校の広報はたまたま学期ごとに発行しているので、それぞれの学期担当に分かれて、それ以外の学期はほぼノータッチで進めることができました。
少人数で進められるので、効率的にもなってよかったです！
そもそもPTAの広報っている？
2年間ずっと思いながら作ってたんですが、そもそも広報誌って、いりますかね？
学校によっては無くしたところもあるとネットで見かけますが、それで困ったことってないんじゃないかなあ。
外注するとそれなりに費用がかかりますが、その分を学校の設備や子どもたちに使えたらいいのになあと思ったりもします。
でも予算自体は前年度の役員さんの予算会議で決まっていますし、作る前提で広報の委員会に入っているので、気軽に「今年から無くしません？」とはまず言えません。
PTAは保護者だけの組織ではありません。
学校のトップの先生が統括されているので、私って校長先生や教頭先生の部下やったっけ？と錯覚したこと、何度かありました。
ネット上ではPTA改革が叫ばれていますが、実際に動くのって物凄く勇気や活動が必要だろうな、と思います。
ひとまず小学校のPTAは今年で任務完了なので、私は肩の荷が降りました！
↓こちらPTAの総まとめのような本で面白かったです
↓PTA広報の本もあるようですよ
kunugi design
大阪府在住、フリーランスのWebデザイナー kunugi designと申します。
Webデザイン歴20数年。読書・映画・音楽・お笑い好き。趣味はミシンで服作り。2人の女児を育てる母親です。
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