PTAではLINEが不可欠というお話

2017.05.17

なんとか低学年のうちにPTAを済ませておきたいと思い、学級代表に立候補したところ、くじに当たって今年役員になることができました！
仕事をしながらの平日の活動、「PTAをやりたい」ではなく「PTAを早く終わらせたい」という気持ちの方が強いのは正直なところです。。

私は広報誌を発行する委員会に所属することになりました。
そしてくじ運が良いのか悪いのか、副委員長に当たってしまいました。。

顔合わせの時にはまず他のPTAの方とLINE交換をしてグループを作ることから始まりました。
私が所属する委員会は定例会が特に決まっておらず、大半が働くママさんでした。
まだ一度も全員で集まっていないのですが、今のところLINEのみで委員会活動を進行しています。

保育園の保護者会では全員がスマホではなかったので、紙を配布するか携帯メールでのやりとり。
紙は配られるまでに時間がかかるし、メールは読まれているかわからない上に、レスポンスがないこともしばしば。
あれから3年ほどですが、スマホとLINEの普及率、おそるべし！！
LINEグループって、せいぜい友達数人と待ち合わせするなどでしか使ったことがなかったのですが、PTAにはもってこいのツールだと思いました。

後々見返す情報はノートに記載

タイムラインで流れた会話を探すのは大変です。。
後で見返すであろうお話、例えばマニュアル的なノウハウであるとか、スケジュール、会議のレジメや議事録的な内容などは、ノートに記載します。
写真も一緒に投稿できるので、例えば「ファイルはPTA室のここにあるよ」といった情報も一目瞭然です！
ノートを作るとタイムラインにお知らせされるので全員に既読されたかも確認できます。
ノートの内容は加筆修正ができないので、追記することがあればコメントで補足しているのですが、これは残念ながらタイムラインには載らないんですー。そこだけ改善されたら完璧です！

重要書類はまとめてアルバム作成

タイムラインにアップした写真はまとめて見ることも出来るのですが、数が増えると必要な写真を探しにくい。
アルバムだとタイトル付きで整理されるのでわかりやすいです。
例えば「マニュアル」「前年度資料」「会議資料」といった具合に。
紙で持っている資料でも、いざLINEでやりとりする時は子育て＆家事をしながらなので、すぐスマホで確認できるようにアルバムにアップしました。

書類の確認は、写メでOK

書類を作ってみなさんに確認する時は、パソコンで作っているWord等の画面を開いて、写メを撮りLINEで送る運用ですw。
印刷して学校経由で配ってもらうとか、pdfを作ってメール添付して送る、となるとこれまたひと手間ですけど、なんて合理的なんだ！と関心いたしました。
仕事じゃないので手を抜くところは抜きましょう！

写真を集めるのもLINEで可能

広報誌を作るために、写真を関係各位から集めることが多いです。
基本的には一眼カメラで撮影しますが、この写真はスマホ撮影でも良いかな〜というような場合、LINEで送ってもらうことができます。
通常はLINEで画像を送ると圧縮されるのですが、送信する際に左下に現れる「ORIGINAL」アイコンをクリックすれば元の解像度のまま送信可能です。

議題は小出しにする

LINEはメールのようにスレッドで見られないので、一度にあれとこれとこれも決めましょう！と書いてしまうと、話が脱線したり、返信漏れがあってなかなか決まらないということがわかってきました。
なので、相談したいことは一つ聞いて全員の返信を待ってから次の相談、というようにしました。
集まれば10分で解決する相談も、LINEだとそれぞれのペースで返信することになるので時間がかかるのは確かです。
でもLINEのやりとりで会議を減らすことが出来るなら、働く母にとっては休みを減らすことになり、やはり助かります。

パソコンのLINEアプリ

これを機会にmacにもLINEアプリを入れてみました。
残念ながらノートやアルバムはパソコンのLINEアプリでは見れないようです。
LINEに投稿された内容を元に資料を作る場合などは、パソコンで閲覧できると便利です。

LINEに欲しい機能

検索機能

重要なことは全てノートにメモしていればいいのですが、後々あれどんな話になってたっけ？という時に、検索機能があれば嬉しいです。

タスク管理

この件の締め切りはいついつで、担当は誰々さんですーということを忘れないように、チャットワークのタスク機能のようなものがあれば便利なのになあーと思います。

スケジュール調整と出欠管理

私の委員会は定例会がないので、みなさんの休みや都合を聞いて集まる日を決めるのか大変でした。
スケジュール調整ツールは別のサービスでもありますが、やはりLINE内で解決できるとありがたいなーと思います。
PTAだけじゃなくてもLINEグループの使い方として、この機能があると便利だと思うんですけどね。
コメントで、LINEにもスケジュール管理ツールがあることを教えていただきました！
https://schedule.line.me/
これは便利ですね！

最後に

本当は他にやりたかった役があったのですが、人気が高くてなれず、なんとなく広報になりました。
でもこの役割は私の仕事と似ているので、やりやすくて良かったかなと思っています。
実際の制作はデザイナーさんに外注するので、まるでディレクターのような、私にとっては新鮮な立ち位置です。

仕事でもPTAでも、出来るだけ効率よく進めるには、やっぱりツールって大事ですね。
PTA活動の全てをLINEで解決するには無理があるけれど、会議までに段取りを進められるのは大変便利です。
スマホや携帯がなかった時代のPTAは本当に大変だったろうなあーと思います。

ところで、PTAでは先生とのやりとりも多くなりますが、さすがに先生とLINEというわけにはいきません。。
たまたま私の委員会担当の先生が娘の担任だったので、先生との連絡ツールはもっぱら連絡帳です！
今まで欠勤理由を書くことぐらいしかなかった連絡帳が、かなり役立っております！

↓こちら、とても興味深い内容でした。

↓PTAの広報誌に特化した本まであるんですねー！

＜追記＞
2年後にまたPTAの広報担当になりまして、記事を書きました！

PTA広報誌を2年担当して

kunugi design

大阪府在住、フリーランスのWebデザイナー kunugi designと申します。
Webデザイン歴20数年。読書・映画・音楽・お笑い好き。趣味はミシンで服作り。2人の女児を育てる母親です。

https://kunugi-design.jp